Tips to answer phone call

Telephone Etiquette

1. When you call, identify yourself & give reason for call.

“Hello, I’m Linda from Uitm. I’m calling about the English course organized by UM. Can I speak to En. Azizan, please?.”

2. When you receive a call, identify yourself & your department.

“Mia, M & A Office. May I help you?.”

Quality Service

1. Friendly.

2. Voice Quality.

- Moderate voice volume.

- Clear.

3. Smile when you speak.

4. Be non-emotional.

5. Remember caller’s name.

6. Always apologize.

7. Always be ready to provide assistance.

8. Always be ready to take down messages.

Preparation

1. Be ready with the Telephone Guide Book.

2. Phone numbers of regular people to call, Govt agencies, emergency numbers , etc.

3. Be ready with message notes.

Answering Calls

1. Answer call within 3 rings.

2. Answer with enthusiasm & warmth.

3. Always return call.

4. Don’t let the caller wait for no good reason.

5. Give correct information.

6. Take correct messages.

7. Connect calls correctly.

Mencuri???

Seorang pemuda sedang menjalani perbicaraan dihadapan hakim atas tuduhan mencuri basikal seorang gadis.

Pemuda  :     Tidak! Saya tak curi basikal itu.

Hakim    :     Jangan kamu cuba menipu. Gadis ini membuat laporan mengatakan kamu mencuri basikalnya.

Pemuda  :     Dia tipu! sebenarnya, dia memberikannya secara percuma.

Hakim    :     Maksud kamu?

Pemuda :   Begini tuan hakim, ketika saya dalam perjalanan pulang dari sekolah, gadis ini meminta bantuan saya untuk memboncengnya menggunakan basikalnya sendiri. Dalam perjalanan, apabila tiba di kawasan semak, gadis itu menyuruh saya berhenti. Dia kemudian membuka baju dan seluarnya dan berkata kepada saya bahawa saya boleh mengambil “barangnya” yang berharga dengan percuma. Jadi saya terfikir, kalau ambil baju wanita itu, bukan saya boleh pakai ! sebab saya lelaki. kalau ambil seluarnya pula, pun begitu juga. Akhirnya, saya ambil keputusan untuk mengambil basikalnya. Itulah cerita sebenarnya.

Hakim    :     !!!!!?????!!!!!